Jakość integracji zależy od mapowania danych.
Mapowanie pól ERP decyduje, czy produkty, warianty, cenniki, stany, statusy, dokumenty i kanały sprzedaży działają jako jeden proces. Bez tej warstwy integracja tylko przenosi dane. Z nią porządkuje odpowiedzialność, wyjątki i automatyzację.
Statusy i dokumenty bez domysłów
Standard albo Flow według złożoności
mapowanie
Mapowanie pól mówi systemom, co znaczą dane i kto może je zmienić.
Ten sam produkt, cena albo status może mieć inną nazwę, format i logikę w ERP, xSale, sklepie oraz marketplace. Mapowanie pól porządkuje te różnice, żeby integracja nie opierała się na ręcznym dopasowywaniu danych po starcie sprzedaży.
Źródło prawdy
- Ustalamy, które pola są prowadzone w ERP, a które mogą być uzupełniane w xSale lub kanale.
- Opisujemy kierunek synchronizacji, warunki zapisu i reguły nadpisywania danych.
- Oddzielamy dane operacyjne od treści sprzedażowych i opisowych.
Jakość integracji
- Warianty, jednostki, kody EAN, SKU i atrybuty trafiają do kanałów w przewidywalnej strukturze.
- Cenniki, rabaty, waluty i grupy klientów nie mieszają się między kanałami.
- Statusy oraz dokumenty mają jasne znaczenie dla zespołu, ERP i automatyzacji.
Mniej wyjątków
- Braki danych, niezgodne formaty i puste wartości są wykrywane przed publikacją oferty.
- Proces obsługuje sytuacje, w których produkt, cena, stan albo dokument nie może zostać zapisany.
- Zespół wie, które błędy zatrzymują sprzedaż, a które wymagają tylko korekty danych.
Produkty i warianty muszą mieć wspólny język między ERP a kanałami.
Oferta online wymaga danych, które w ERP często są rozproszone między kartoteką, cechami, grupami, jednostkami, stanami i cennikami. Mapowanie pokazuje, które pola budują produkt bazowy, wariant, widoczność w kanale i reguły sprzedaży.
Identyfikatory i warianty
- Kod towaru, SKU, EAN, indeks producenta, jednostka miary i relacje wariantów.
- Atrybuty wariantujące, takie jak rozmiar, kolor, pojemność, komplet albo konfiguracja.
- Reguły łączenia produktów z ERP w jeden produkt wielowariantowy w kanale.
Dane sprzedażowe
- Nazwa, opis, kategorie, cechy techniczne, zdjęcia i dane wymagane przez marketplace.
- Widoczność produktu w kanałach, status publikacji i reguły uzupełniania braków.
- Informacja, które treści pochodzą z ERP, a które powstają w xSale lub kanale sprzedaży.
Stany i dostępność
- Magazyny, lokalizacje, rezerwacje, stany dostępne i stany publikowane.
- Bufory bezpieczeństwa, progi dostępności i zasady blokowania sprzedaży.
- Wyjątki dla produktów na zamówienie, kompletów, zestawów i sprzedaży B2B.
Cenniki, rabaty i kanały sprzedaży wymagają osobnych reguł mapowania.
W ERP cena może zależeć od kontrahenta, grupy, waluty, magazynu, promocji albo kanału sprzedaży. Dobre mapowanie chroni przed sytuacją, w której sklep publikuje zły cennik, marketplace przyjmuje nieaktualną cenę, a B2B widzi rabat nieprzeznaczony dla tego klienta.
Cenniki i rabaty
- Mapujemy ceny bazowe, promocyjne, hurtowe, waluty i reguły zaokrągleń.
- Ustalamy, które cenniki trafiają do sklepu, B2B, marketplace i ofert indywidualnych.
- Opisujemy zależność ceny od grup klienta, ilości, terminu i warunków handlowych.
Kanały sprzedaży
- Każdy kanał może mieć własne wymagania dotyczące atrybutów, kategorii, opisów i cen.
- Mapowanie wskazuje, które pola są wspólne, a które są specyficzne dla danego kanału.
- Reguły publikacji chronią przed wysłaniem niekompletnej oferty do marketplace.
B2B i kontrahenci
- Grupy kontrahentów, limity, rabaty i warunki płatności muszą mieć jasny kierunek synchronizacji.
- Dane fakturowe, adresy dostawy i NIP wymagają walidacji przed zapisem do ERP.
- Reguły B2B powinny rozróżniać widoczność oferty, cenę i możliwość złożenia zamówienia.
Zamówienie nie kończy się na imporcie. Musi wrócić z jasnym statusem i dokumentem.
Mapowanie pól zamówienia decyduje o tym, czy ERP poprawnie zapisze kontrahenta, płatność, dostawę, pozycje, rabaty, dokument sprzedaży i status realizacji. To tutaj najczęściej ujawniają się różnice między procesem księgowym, magazynowym i sprzedażowym.
Zamówienie
- Pozycje, ilości, ceny, rabaty, koszty dostawy, metody płatności i dane klienta.
- Punkty odbioru, adresy, NIP, dane fakturowe i oznaczenia kanału sprzedaży.
- Warunki, które muszą zostać spełnione przed utworzeniem zamówienia w ERP.
Dokumenty
- Typy dokumentów, serie, magazyny, daty, korekty, faktury i dokumenty magazynowe.
- Powiązania dokumentu z zamówieniem, płatnością, kontrahentem i wysyłką.
- Wyjątki, gdy dokument nie może powstać przez brak danych albo konflikt reguł ERP.
Statusy
- Status opłacenia, kompletacji, realizacji, wysyłki, anulowania i zwrotu.
- Mapowanie statusów z ERP do xSale oraz z xSale do sklepów i marketplace.
- Numery listów przewozowych, etykiety i komunikaty zwrotne do klienta lub kanału.
Proste mapowanie mieści się w Standardzie. Złożona logika ERP wymaga Flow.
Granica nie przebiega po nazwie systemu ERP, tylko po złożoności danych i procesu. Jeżeli wystarczą gotowe pola oraz typowe reguły synchronizacji, właściwy jest Standard. Jeżeli trzeba opisać własne pola, statusy, dokumenty, cenniki, magazyny, migrację albo wyjątki, bezpieczniejszą ścieżką jest Flow.
xSale Standard
Dla wdrożeń, w których zakres danych mieści się w gotowych mechanizmach xSale i nie wymaga projektowania indywidualnej logiki.
- Typowe pola produktowe, cenowe, zamówieniowe i statusowe.
- Konfiguracja w ramach ustalonego zakresu wdrożenia.
- Najlepsze dopasowanie dla prostego, powtarzalnego procesu sprzedaży.
xSale Flow
Dla firm, w których mapowanie pól jest częścią analizy procesu, ryzyk, MVP, harmonogramu i wyceny przed wdrożeniem.
- Warsztat danych, statusów, dokumentów, cenników, magazynów i kanałów.
- Lista mapowań, kierunków synchronizacji, wyjątków i decyzji wdrożeniowych.
- Backlog prac, zakres MVP i plan testów przed uruchomieniem sprzedaży.
Kiedy wybrać Flow
- ERP ma własne pola, statusy, serie dokumentów, magazyny albo nietypowy obieg zamówienia.
- Firma używa wielu cenników, grup klientów, kanałów i reguł dostępności.
- Trzeba migrować proces z innego integratora bez zatrzymania sprzedaży.
Największe ryzyko nie leży w samym połączeniu, tylko w nieopisanych znaczeniach pól.
Jeżeli nie wiadomo, które pole jest nadrzędne, który status uruchamia wysyłkę, który cennik trafia do kanału i kiedy dokument wraca do ERP, integracja zaczyna generować ręczną pracę. Mapowanie pól zamienia te ustalenia w reguły procesu.
Błędne warianty
Konflikty statusów
Braki dokumentów
Niejasne wyjątki
Ręczne poprawki
Najpierw opisujemy znaczenie danych, potem uruchamiamy synchronizację.
Mapa pól jest praktycznym kontraktem między ERP, xSale i kanałami sprzedaży.
Inwentaryzacja pól
Zbieramy pola produktowe, cenowe, magazynowe, zamówieniowe, dokumentowe i statusowe z ERP oraz kanałów.
Kierunki i reguły
Ustalamy źródło prawdy, kierunek synchronizacji, warunki zapisu, walidacje i sposób obsługi braków.
Testy wyjątków
Sprawdzamy warianty, ceny, statusy, dokumenty i kanały na przypadkach, które mogą zatrzymać sprzedaż.
Do dobrej rozmowy o mapowaniu potrzebne są przykłady realnych danych.
Najlepiej pracować na danych, które naprawdę występują w sprzedaży: produktach prostych i wariantowych, różnych cennikach, statusach zamówień, dokumentach oraz wyjątkach magazynowych. Dzięki temu decyzje nie są abstrakcyjne.
Próbka produktów
Kilka kartotek z ERP: produkt prosty, wariantowy, zestaw, produkt z wieloma jednostkami lub nietypową dostępnością.
- SKU, EAN, atrybuty, kategorie i zdjęcia.
- Stany, rezerwacje, magazyny i reguły publikacji.
- Informacja, które dane są kompletne, a które wymagają uzupełnienia.
Przykłady cen
Cenniki, rabaty, grupy klientów, promocje i kanały, w których cena ma działać inaczej niż cena bazowa.
- Cena detaliczna, hurtowa, B2B i promocyjna.
- Waluty, zaokrąglenia i reguły podatkowe.
- Powiązanie ceny z kanałem lub kontrahentem.
Ścieżka zamówienia
Przykładowe zamówienie od złożenia w kanale do dokumentu w ERP, wysyłki i informacji zwrotnej do klienta.
- Statusy, płatność, dostawa, dokument i magazyn.
- Numery listów przewozowych oraz etykiety.
- Przypadki anulowania, korekty, zwrotu i błędu zapisu.
Uporządkuj pola ERP zanim integracja zacznie obsługiwać sprzedaż.
Jeżeli zakres jest typowy, porozmawiajmy o gotowym wdrożeniu. Jeżeli proces zależy od własnych pól, statusów, dokumentów, cenników, magazynów albo kanałów, zacznij od Flow i przygotuj mapę decyzji przed developmentem.